Plano de contingência Coronavírus: sua empresa está preparada para o home office?

Plano de contingência Coronavírus: sua empresa está preparada para o home office?


Desenvolver um plano de contingência Coronavírus para a sua empresa tornou-se uma necessidade absoluta. Afinal, o Covid-19 tem causado destruição por onde quer que passe, adoecendo a população, provocando o fechamento de fronteiras, derrubando mercados e causando o encerramento de atividades empresariais.

As recomendações para a prevenção do contágio e do alastramento desse vírus consistem em evitar, tanto quanto possível, os contatos humanos – tão comuns em aglomerações públicas – à medida que o vírus é transmitido de indivíduo a indivíduo.

Sendo assim, as organizações com maiores riscos devem tomar medidas capazes de restringir o trânsito externo e interno de pessoas. Pensando nisso, preparamos um conteúdo especial para ajudar você a atuar em termos de contingência home office Coronavírus. Boa leitura!

A necessidade de reduzir os riscos de infecção

O mercado corporativo, seguindo essa linha, começou a realizar movimentos visando a redução dos riscos de infecção de suas equipes. Afinal, um colaborador que esteja com suspeita de infecção pode levar a um fechamento preventivo do negócio ou, inclusive, à infecção de seus colegas.

Nesse contexto, a forma que está sendo utilizada, no mercado corporativo, para a prevenção é, precisamente, o home office. Isso significa deixar a equipe realizar tarefas em suas próprias residências, trocando os contatos humanos por interações virtuais.

Os elementos indispensáveis para ambientes produtivos de home office

Os seus colaboradores devem conseguir estabelecer comunicações da forma mais simples possível, com a mesma efetividade e velocidade que teriam caso estivessem em um mesmo escritório, lado a lado.

Dessa forma, soluções como colaboração online, videoconferências e chats possibilitam que a equipe atue de modo coordenado e, principalmente, conjunto.

Acesso

Com efeito, é preciso assegurar o devido acesso aos sistemas e arquivos corporativos que, geralmente, são delineados para serem acessados a partir das dependências das empresas.

Há soluções em nuvem que viabilizam que sistemas e arquivos sejam tranquilamente acessados fora dos escritórios. Porém, a maior parte dos sistemas e dos servidores ainda está dentro das empresas. Por esse motivo, é indispensável migrar para a nuvem nesse momento.

Segurança

Ao franquear acesso aos dados para colaboradores, sua empresa pode colocar informações cruciais em risco, facilitando a ação de intrusos não desejados. Nesse sentido, desenhar ambientes virtuais seguros deve ser um dos elementos centrais nesse processo.

A garantia de que os acessos da sua equipe sejam efetuados de modo seguro, por meio de autenticações de dois fatores e soluções de VPN, por exemplo, coíbe acessos não autorizados aos dados e informações corporativas.

Ambientes

Ao trabalharem de suas casas, é importante que os colaboradores enviem um comando ao cérebro, segundo o qual não estão em “férias” ou “feriados”. Como isso pode ser feito? Recomende acordar cedo e se arrumar como se estivessem se deslocando para o local de trabalho.

O ambiente de home office deve dispor, para garantir a produtividade, de:

  • Horários determinados, separando as tarefas pessoais das profissionais;
  • Regras de convivência com as demais pessoas da casa;
  • Disponibilidade de ferramentas imprescindíveis, como sistema de gestão online, impressora, computador, acesso à internet, dentre outras;
  • Iluminação adequada.

Dicas para montar um plano de contingência eficaz

Devido à necessidade de uma rápida adaptação das empresas, os empregadores necessitam se manter alertas quanto à estrutura tecnológica oferecida aos funcionários, seja o acesso à internet em seus domicílios ou, até mesmo, a disponibilização de equipamentos adequados.

Se não for possível para todos os colaboradores realizarem suas atividades de casa, o mapeamento de eventuais dificuldades é papel fundamental dos gestores e da empresa.

Combine as estratégias comunicacionais

Combine com a sua equipe qual será a melhor estratégia para manter os fluxos de comunicação, considerando canais que venham a suprir todas as suas necessidades. Muitos utilizam o Google Hangout, o Zoom, o Slack ou mesmo o Skype para manter contato.

O melhor a fazer é promover acordos, respeitando os diferentes perfis de funcionários, assim, evitando dificuldades adaptativas ao uso de novas de tecnologias.

Priorize as videoconferências

Em seu plano de contingência Coronavírus, é altamente recomendável priorizar, tanto quanto possível, as videoconferências e videochamadas em suas reuniões. Tenha em mente que, sem visualizar a expressão dos interlocutores, muitas pessoas podem confundir a intenção de suas falas, gerando desentendimentos e ruídos comunicacionais.

Gerencie as operações remotas

Enquanto líder empresarial, caberá a você dar o tom das operações remotas. Isso implica em combinar os detalhes e ouvir os incômodos que, porventura, surjam em meio aos choques culturais.

Um cuidado adicional deve ser observado em relação à cobrança e à administração do tempo. De fato, estar online por mais tempo não significa que a sua equipe será mais produtiva ou presente. Uma das melhores dicas, nesse quesito, consiste em combinar entregas periódicas (por dia, semana ou como for melhor) para cada time.

Promova reuniões objetivas e concisas

Fazer reuniões breves para começar e/ou finalizar o dia poderá se provar bastante útil para que os colaboradores estejam sempre atualizados do contexto geral, além de mitigar qualquer sensação de isolamento.

Essa medida serve, também, como um aviso para demarcar o final do expediente, demonstrando que respostas por e-mails ou mensagens não serão cobradas dos funcionários após um determinado horário.

Mantenha, tanto quanto possível, a normalidade da rotina

Manter a normalidade da rotina laborativa é uma das práticas mais eficazes a serem seguidas, até mesmo em casa. De fato, é recomendável que o trabalhador retire o seu pijama e se arrume como se estivesse indo ao escritório.

Obviamente, não é necessário colocar gravatas, ternos, tênis ou jeans, mas é positivo estar vestido para o dia de trabalho e uma eventual videoconferência. Essa prática é útil, também, para evitar a preguiça e manter a confiança em si mesmo.

Priorize a qualidade de vida dos colaboradores

A qualidade de vida dos colaboradores não deve ser esquecida no plano de contingência Coronavírus. Nesse sentido, oriente-os a reservar alguns momentos para se levantar da mesa, beber água, se alimentar e caminhar pela casa.

Os ambientes sem interrupções estimulam a concentração, de modo que é necessário que eles se atentem aos tempos de parada que, de outra forma, podem acabar sendo negligenciados.

Identifique as dinâmicas de trabalho da sua equipe

Essa dica refere-se ao autoconhecimento: cada membro da equipe deve identificar seu próprio pico de produtividade e a melhor dinâmica no trabalho. Certas pessoas são menos produtivas de manhã e quando não interagem com colegas.

Outros, por sua vez, preferem trabalhar à tarde, sem falar com ninguém e atuar ouvindo música. A flexibilidade proporcionada pelo home office permite que os profissionais entendam quais são os ideais de trabalho de cada um.

Mantenha a humanidade do processo

É recomendado, a fim de manter a humanidade desse processo, adotar atitudes mais informais no compartilhamento de experiências, tais como mandar fotos das mesas de trabalho, fotos dos horários de almoço, marcar reuniões por vídeo na varanda de casa ou, inclusive, combinar algum happy hour online.

O líder empresarial tem, aqui, um papel fundamental, qual seja, demonstrar iniciativas positivas para que os seus funcionários possam se inspirar.

Priorize a empatia e a paciência

Nossa última dica para montar um plano de contingência Coronavírus consiste em fomentar a empatia e a paciência. Quaisquer processos de mudanças no trabalho demandam tempo de adaptação e trazem desafios inesperados. No caso presente, os cuidados com a saúde e as incertezas do cenário prejudicam a todos.

Dessa forma, é muito importante a manutenção de canais abertos para sanar dúvidas e oferecer informações úteis sobre medidas que transmitam segurança aos colaboradores acerca da evolução dos acontecimentos referentes à pandemia, eventuais conflitos e modelos de trabalho remoto.

Qual deve ser o posicionamento do setor de RH?

Ao setor de RH (Recursos Humanos) cabe ajudar os colaboradores na adequação a esse período de emergência – tanto fora quanto dentro do escritório. Esses profissionais devem passar as instruções básicas a respeito do que deve ser feito por todos, como deixar de ir a lugares com aglomerações, colocando-se à disposição caso alguém necessite de alguma ajuda.

Para as startups, essa é uma oportunidade de obter mais flexibilidade. Os indivíduos que desejam trabalhar remotamente estão diante do momento perfeito para quebrar o velho paradigma de que a atuação profissional é somente presencial e que o trabalho “rende apenas quando todos estão juntos”.

O armazenamento na nuvem, a computação e as plataformas que disponibilizam videoconferências são alguns dos elementos que possibilitam que algumas ações sejam realizadas remotamente.

Isso não seria possível há poucas décadas, vindo a impactar ainda mais negativamente a economia nacional e mundial. Ao lado do trabalho remoto, as escolas estão interrompendo aulas e os conteúdos são assistidos online.

Para o RH, isso implica em uma radical mudança de paradigma. O modo pelo qual as organizações lidam com os fatos definirá o futuro nos próximos períodos, inclusive, as formas de trabalhar. Logo, é importante que o setor de RH esteja aberto e apto a inovar.

Quanto às startups, o home office já se consolidou como vantagem, distribuída a todos por empresas como a Mutual, uma Fintech de empréstimos pessoais. Não será necessário se preocupar com transportes públicos e trânsito, por exemplo.

Se houver cinco profissionais em reunião online e apenas um não estiver presente, as informações da videoconferência podem, por exemplo, ser repassadas posteriormente, visando a melhor integração e convívio de todos os membros da equipe.

Principais benefícios do trabalho remoto

Com o objetivo de evitar disseminações ainda maiores do Coronavírus, muitas organizações resolveram adotar o trabalho remoto (ou home office). Essa forma – relativamente nova – de trabalho, que prescinde de comparecimentos presenciais, faz com que os colaboradores necessitem se adaptar a novas rotinas, com aspectos negativos e positivos.

Otimizar o tempo de transporte

O tempo para o deslocamento entre casa e trabalho tende a ser grande, sobretudo para quem reside em grandes centros ou metrópoles. Por isso, ao adotar o home office, as empresas podem otimizar o tempo dos funcionários que o dispendiam no transporte.

Essa medida, desde um ponto de vista pessoal, é facilitadora, pois o tempo perdido em transportes pode ser aproveitado em outros afazeres ou, até mesmo, para descanso, sem mencionar o fato de evitar riscos de contágio do Coronavírus.

Aproveitar a popularidade do WhatsApp

Para que as comunicações não fiquem prejudicadas, com cada colaborador em um lugar diferente, é indicado recorrer aos populares grupos de WhatsApp, convertendo-os em salas de encontros de negócios e reuniões virtuais.

Você pode aproveitar essa ideia e criar, agora mesmo, um grupo no aplicativo e atuar como se estivesse no próprio escritório, utilizando o app de mensagens para o alinhamento de projetos com a sua equipe neste completo e eficaz plano de contingência Coronavírus.

Maior comodidade

O trabalho via home office permite, também, uma melhor conciliação entre a vida pessoal e a laboral. Por mais que seja recomendável não misturar os assuntos pessoais durante a jornada de trabalho, essa flexibilidade permite o atendimento de assuntos urgentes.

Tal comodidade, gerada apenas pelos ambientes familiares, pode – caso seja bem equilibrada – contribuir para a qualidade do trabalho e o bem-estar dos trabalhadores.

Outros aspectos a considerar no plano de contingência Coronavírus

Nesse momento, é altamente recomendável comunicar, aos seus colaboradores alguns elementos que devem ser levados em consideração, tais como:

Gestão do tempo

Conforme mencionado, é recomendável ativar despertadores com horários de término e início de cada jornada. O colaborador, também, poderá contar no relógio o tempo destinado às refeições. É fundamental alinhar esses períodos com a equipe e o líder para relatórios eventuais e reuniões virtuais de rotina.

Vestuário

Embora seja tentador, trabalhar de pijama deve ser evitado, priorizando roupas formais, como em dias normais no escritório. Isso contribui para que o cérebro “entenda” que é hora de trabalhar e não relaxar o corpo, bem como evitar surpresas, caso seja preciso fazer chamadas repentinas de vídeo.

Local

O trabalhador deve se sentar com postura adequada em ambiente apropriado, com cadeira e mesa em alturas confortáveis. O melhor é reservar um cômodo para tanto, com uma escrivaninha, sem movimentações estranhas e televisores ligados.

Caso não seja possível, o jeito será utilizar a mesa da cozinha ou de jantar mesmo – mas o colaborador em questão deve se lembrar de desligar os aparelhos de TV e tirar da vista os objetos que causam distrações, como telefones.

Cuidar do ambiente é vital: a temperatura deve estar agradável e o local devidamente iluminado, de preferência, com luzes brancas, a fim de que o plano de contingência Coronavírus não tenha nenhum empecilho em sua efetividade.

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2020-03-20T13:45:49-03:00sexta-feira, 20 março 2020|Notícias e Mercado|0 Comentários

Sobre o Autor:

Produtora de conteúdo para a web há mais de 7 anos, fundadora e diretora da Pandartt. Tem outros quatro principais projetos: Mapa Dos Bichos, Viva Com Felicidade, O Nexxus e BlogGeek. Ama café, música, cinema, games, tecnologia, tatuagens e cachorros. Empenhada em fazer diferente e fazer a diferença.

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